OPS COMM DESIGN / SEATS

席の一覧を確定する — 運営コミュニケーション設計図

8/8 に「3概念でいく」で確定いただいた土台(席 / 用件の種類×方向 / 4要素)の上に、席の一覧を積みます。ここが決まると、以降は「5種類 × 上り下り の10枠を席名で埋める」という手を動かす作業に降ります。

要判断 3 件追認 4 件済 2 件
要判断は2件だけです。 それ以外はこちらで決めた案に印を付けてありますので、違うところだけ触ってください。触らなかった項目は推奨どおりで承認と読みます。
最下部の「回答をまとめてコピー」を押して、チャットに貼り戻していただければ反映します。

各カードの下に、判断材料になる2枚の図へのリンクを置いています(設計図=どう繋がっているべきか / 系統図=今どう繋がっているか)。

要判断3 件

Otakeさんにしか答えが無いものだけ。ここをお願いします。

Q1

本部に「パートナー関係」の席を置くか、既存の席に足すか要判断

10枠のうち4枠が一度に決まる

清掃・リネン・ゴミ・メンテ各社との関係そのものを持つ席です。条件・要望・変更・不満を引き取り、こちらからの相談も出します。

なぜここが要になるか
・故障 → 佐藤さん、備品 → 川野さん、と宛先が決まっているのに、業者からの「条件の話」だけ宛先がありません
・富浦のリネンで漏れたのは、まさにこの1本です(増量の要望を置く場所が本部側に無かった)
・この席が決まると、用件5種類のうち「要望」と「変更」の上り下り4枠が一度に埋まります

座る人は今決めなくて構いません。 席を置くかどうかだけの判断です(空席なら「空席」と書いて残します)。

系統図で「今どこに落ちているか」を見る(As-Is)

推奨 ① 本部に新設する(席として名前を持たせる。座る人は後で決める) — ②③は今も実質そちらへ寄っていて拾えませんでした。席が名前を持たないと兼務が1人分に見え、豊田さんの時と同じ形で引き継ぎから落ちます。④だと次の業者で同じことが起きます

無回答なら ①で図を確定し、座る人は「空席」と明記したまま先へ進めます

Q2

館山の「本部への通訳」の席をどこに置くか要判断

館山で1か月走らせる形が決まる

豊田さんが担っていた3席目です。現場の言葉を本部が扱える形に直して渡し、逆に本部の決定を現場の言葉にして伝える席で、後任が指名されていません。

前提として大竹さんから「金木さんに豊田さんと同じ役割を期待するのは酷」と伺っています。その前提を踏まえた推奨を置いています。

・館山は今まさに問題が起きている施設なので、ここを1か月走らせてから他施設へ広げる想定です

推奨 ① 本部の「パートナー関係」席が館山ぶんを直接持つ(現地に通訳席を置かない) — ②は「金木さんに酷」という前提に反します。③は委託先自身に通訳を頼む形になり、パートナー側の事情がかえって流れてこなくなります

無回答なら ①で進め、館山は本部が直接持つ形で1か月走らせます

✎

そのほか、席について気になっていること要判断

追認4 件

私が決めました。違うものだけ触ってください(無操作=この通り進めます)。

A1

席の一覧は 本部5席・現地4席・パートナー4席 の計13席でいく追認

以降の図・表すべての骨格

本部の5席は全社で1セット。現地4席とパートナー4席は施設ごとに1セットという数え方です(13施設ぶん並びます)。

■ 本部(5席)
・会員・予約窓口 — 会員の予約・滞在中の問い合わせを受ける(現行は平日 9:00–18:00 で線引きあり)
・オーナー窓口 — オーナー連絡と、全施設の故障の方針判断(夜間・休日も範囲内)
・施設運営 — 施設ごとのイレギュラー判断・業者契約・近隣対応
・総合窓口・調達 — 代表メールの受け口と、週1(木)の備品まとめ発注
・パートナー関係 — 現在空席。Q1で扱う席

■ 現地(4席・施設ごと)
・現地リード — その施設で日々起きることを見て本部へ上げる
・業者窓口 — 現地でパートナーと直接やりとりする(今は現地リードと同一人物で、席として分かれていない)
・本部への通訳 — 現場の言葉を本部の形に、本部の決定を現場の言葉に(未定義・Q2で扱う)
・清掃実務 — 清掃・チェック・報告(委託と直採用が施設で混在)

■ パートナー(4席・施設ごと)
・清掃(13施設中6施設が正本に記載あり)/ リネン(同2施設)/ ゴミ(記録が薄い)/ メンテ(記録が薄い)

設計図の「席」の章を見る(To-Be)

推奨 ① この13席でいく — 席を増やすと兼務が増えて「1人分に見える」問題が戻ります。減らすと今回漏れた要望の受け皿が消えます

無回答なら この13席で確定し、フロー表と2枚の図を席名に書き換えます

A2

月次ヒアリングは「パートナー関係」席の定常業務にする(現地には回さない)追認

4要素の「周期」と「戻り」の実装
今困りごとを拾う台帳(Lineメモ)が一度作られ、3週間19件で止まっている(2025-09-22〜10-10)。最後の数件は回答欄が空のまま
提案本部の席が月1で全パートナーに聞きに行き、聞いた内容には必ず何かを返す(=周期と戻りをセットで持たせる)

推奨 ① 本部の席が月1で回す — ②は今の形と同じで、19件で止まった台帳の再演になります。現地は日次で手一杯です

無回答なら ①で組み、館山から始めます

A3

フロー表と図からは個人名を消し、名簿を別に持つ追認

全ドキュメント共通の作法

館山だけフロー表に「豊田さん」と個人名が書かれ、移籍後も更新されないまま残っていました。他施設は会社名か役割名です。
名簿(誰がどの席に座っているか)は別ファイルに持ち、人が変わったらそこだけ直します。

推奨 ① 消す(名簿は別に持つ) — 併記すると人が変わるたびに全ドキュメントを直すことになり、館山の「豊田さん」がそのまま残ったのと同じ形になります

無回答なら ①で、席名の図と名簿を分けて作ります

A4

「総合窓口・調達」の席に今座っているのは誰か(事実確認)追認

図の現況表記

記録では川野さん(info@ymthr.com / info@village-x.com の受け口、週1・木曜の備品まとめ発注)ですが、産休中と伺った記憶があります。図には席の現況として書くため、ここだけ実態を教えてください。
ここは推奨を置いていません(調べても分からなかったためです)。

無回答なら 無回答なら「川野さん(要確認)」と注記したまま図を出します

済2 件

実装・反映済みの事後報告。読むだけで大丈夫です。

✓1

3概念(席/用件の種類×方向/4要素)を永続層に確定しました済

8/8 に「A」でご判断いただいたものを、蒸し返さない前提の土台として記録済みです。以降この3つは変えません(変える時は明示のご指示があった時だけ)。

推奨 ① これでいい

✓2

系統図(今どうか)と設計図(どうあるべきか)を対の2枚として作り、実機で確認済みです済

1280幅・1040幅の実ブラウザで、横あふれ・文字の欠けが無いことを確認しています。

設計図(To-Be)を開く

推奨 ① これでいい

回答テキスト(自動生成・差分だけ出ます)

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