運営の連絡を整える
— 会議を増やす前に、渡し方と返し方を決める

01発端

なぜ今この話をするのか。

先週、館山のリネン業者さんから「集配を打ち切りたい」という連絡がありました。調べてみると、原因はこちらの対応が遅かったことではありませんでした。業者さんからの要望を受け取る道が、そもそも用意されていなかったことが原因でした。

同じ状態は、他の施設にもあります。だから今日は「館山のリネンをどうするか」の話ではなく、我々と現場・業者さんの間の連絡そのものを議題にしています。

02責任は我々にある

この話の土台。誰が運営の代表か。

前提として置いておきたいことがあります。運営の代表は、あくまでも我々です。

オーナーから見ても、施設に滞在されるゲストから見ても、責任を負っているのは我々です。オーナーでもなく、清掃会社でもありません。ですから「業者さんがやってくれない」で終わらせられる話は、ひとつもありません。我々が関わるべきところは、我々が判断していきます。

03現場は同じではない

統一が難しい理由と、それでも統一へ向かう理由。

我々は、いろいろな施設・地域・人と一緒に働いています。その場所に応じた適切なやり方が、必ずあります。東京と南房総で同じやり方が最適になることは、まずありません。

同じ「清掃業者さん」と呼んでいても、実態はかなり違います。作業範囲に差があり、こちらから言わなくてもやってくださるところもあれば、言ってもなかなか動かないところもあります。その上で、我々はできるだけ統一に向けて働きかけていかなければなりません。

04どう考えるか

この資料の中心。打ち手をどういう順番で考えたか、そのまま置きます。

これは基本的に、コミュニケーションの問題だと考えています。そして、コミュニケーションの問題への向き合い方には、我々がいつも使っている型があります。

運営に足りないものがたくさんあるなら、運営ミーティングを毎月やる。毎月で足りなければ毎週にする。今回で言えば、運営チームの中でもファシリティマネジメントの部分に問題があり、そこは継続的に改善と維持が要る、という判断ができます。ならば、その定例を置く。

ただ、そこから先に進めると、素直には収まりません。順番に見ていきます。

つまり、今日ここでお伝えしたいのは「会議をひとつ増やします」ではありません。渡す形と返す形を決めて、それを全施設に同じやり方で流せるようにする。そのうえで、我々の側にだけ、月1の見る場を置く。この組み合わせで進めたいと考えています。

05いま通っている線

実際に数えるとどうなっているか。前提の共有です。

11施設 × 4つの相手（清掃・リネン・ゴミ・メンテ）で、施設ファイルを1件ずつ開いて数えました。自前でやっている5枠を除いた39枠が対象です。

できている施設もあります。南房総は毎朝の予約伝達と14時のリマインドを毎日渡していますし、九十九里は4つの相手すべてが決まっています。あるべき姿は社内にありますので、外から持ってくる必要はありません。

06向かう先

どういう順番で整えていくか。

いきなり全施設を変えることはしません。ひとつの施設で1か月走らせて、続けられる形かどうかを見てから広げます。

07まだ決まっていないこと

丸めずに置いておきます。ご存じの方がいればこの場で埋めさせてください。

施設ごとの相手が、9か所まだ分かっていません。現地か担当に一度聞けば埋まる粒度です。

• 逗子葉山 — 7/28 に移行した清掃の相手／ゴミの単独契約先／プール管理業者の契約主体
• 南房総 — ゴミの収集先／メンテの相手
• 軽井沢 — アトリエ棟のリネン
• 南葉山 — 清掃（KEA）へ予定を渡しているか
• 河口湖 — 清掃（BKC）の担当者名
• 京都・九十九里・館山・麻布台 — メンテへ予定を渡す形になっているか

それから、我々の側で誰がこの場を持つかは、まだ決めていません。新しい責任を発生させる話でもあるので、チームの体制の話と一緒に考えます。